Os metadados obrigatórios são:
• nome do arquivo digital;
• número identificador atribuído pelo sistema;
• data de produção;
• data e hora de transmissão e recebimento;
• data e hora da captura;
• título ou descrição abreviada;
• classificação de acordo com o plano ou código de classificação;
• prazos de guarda;
• autor (pessoa física ou jurídica);
• redator (se diferente do autor);
• originador;
• destinatário (e respectivo cargo);
• nome do setor responsável pela execução da ação contida no documento;
• indicação de anotação;
• indicação de anexos;
• indicação de versão;
• restrição de acesso;
• registro das migrações e data em que ocorreram.
Os metadados opcionais se referem a informações mais detalhadas sobre o documento, tais como:
• espécie/tipo/gênero documental;
• associações a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem à mesma pessoa ou situação;
• formato e software (nome e versão) em que o documento foi produzido ou capturado;
• máscaras de formatação (templates) necessárias para interpretar a estrutura do documento;
• assunto/descritor (diferentes do já estabelecido no código de classificação);
• localização física; e
• outros que se julgarem necessários.
