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QUESTÃO CERTA: A Gestão de Documentos Arquivísticos, entendida enquanto instrumento de racionalidade administrativa dos documentos produzidos e acumulados pelos estados modernos, tem em sua estrutura de fundamentação, a Teoria das Três Idades.
Teoria das Três idades: Segundo esta teoria os arquivos (conjunto de documentos) passam por três estágios distintos de arquivamento, de acordo com o uso que se faz dos documentos: corrente, intermediário e permanente.
Fase intermediária: segundo estágio da evolução dos documentos, guarda os documentos que não são consultados mais com tanta frequência, e que aguardam a sua destinação final em depósitos de armazenamento temporário.
QUESTÃO CERTA: Teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por seus geradores e a identificação de seus valores primário e secundário.
QUESTÃO CERTA: De acordo com a Teoria das Três Idades, os arquivos passam por três estágios de evolução distintos. Quanto ao terceiro estágio, é correto afirmar que se denomina Arquivo permanente e possui documentos de valor mediato.
Arquivos:
Corrente – Uso frequente – valor primário (administrativo, legal, Fiscal).
Intermediário – Uso pouco frequente– valor primário (administrativo, legal, Fiscal).
Permanente – nenhum valor administrativo, arquivos com valor histórico – valor secundário (mediato, histórico, prova).
Arquivo de terceira idade ou permanente, é constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservavam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva. São classificados como permanentes os documentos:
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Que revelam a origem e a constituição da instituição;
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Que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo;
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Normas e regulamentos;
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Demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição.
Arquivo Corrente: São os Arquivos que guardam os documentos mais novos e mais utilizados pela instituição. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande frequência de uso, possuem fim administrativo.
Arquivo Intermediário: São os Arquivos que guardam os documentos utilizados com menos frequência pela instituição. No Arquivo Intermediário os documentos possuem baixa frequência de uso, mas ainda possuem fim. administrativo.
Arquivo Permanente: São os Arquivos que guardam os documentos que, já tendo cumprido seu fim administrativo, sua função administrativa, agora são preservados, conservados, pelo seu valor histórico (mediato) para Instituição.
Sabemos que diversos documentos transitam pela instituição. Esses documentos são classificados em fases ou estágios (correntes, intermediários e permanentes).
A Teoria das três idades trata do ciclo de vida dos documentos arquivísticos. Cabe destacar que a fase do documento está relacionada a sua frequência de uso, bem como, o valor administrativo ou histórico presentes ou não nos documentos.
A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental, para solucionar os problemas decorrentes do aumento vertiginoso dos documentos produzidos pela administração.
Tal medida levou a administração melhorar a recuperação da informação necessária à tomada de decisão e otimizar o uso dos espaços administrativos para a guarda de documentos. Portanto, pela Teoria das Três Idades os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e identificação de seus valores administrativo ou histórico.
Por oportuno, vale registrar que o valor primário está diretamente relacionado ao motivo pelo qual o documento foi criado (utilidade administrativa imediata) e é característico das fases corrente e intermediária.
Por outro lado, o valor secundário, refere-se ao valor atribuído aos documentos em função do interesse que eles possam ter para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente produzidos.
A seguir, vamos apresentar as características de cada fase dos arquivos.
1. Arquivo corrente ou de primeira idade – Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. Portanto, o critério que define tal fase do documento é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta. Estes tipos de documentos estão geralmente localizados próximos aos seus setores. São conhecidos pela terminologia arquivística como arquivos ativos. Vale ressaltar que tais documentos possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário.
2. Arquivo intermediário ou de segunda idade – Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que aguarda destinação (recolhimento ao arquivo permanente ou eliminação). Eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração. Eles não são mais necessários nos setores e, portanto, devem ser transferidos para um arquivo geral. Apesar de serem transferidos para o arquivo geral, eles ainda pertencem aos setores produtores. Em outras palavras, o arquivo intermediário é aquele constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados. Juntamente com o arquivo corrente, o arquivo intermediário é possuidor de valor primário, ou seja, administrativo. Esse valor administrativo é menor que na fase corrente.
3. Arquivo permanente ou de terceira idade – Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Os documentos relacionados à origem e aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente. Diferentemente dos arquivos correntes e intermediários, os arquivos permanentes não podem ser eliminados. Devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário). Vale registrar que os arquivos permanentes são abertos ao público para pesquisa. Nesta fase do ciclo vital, ele passa a interessar mais aos pesquisadores (fins científicos, sociais e culturais) do que aos produtores. Os arquivos dessa natureza situam-se em lugares acessíveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao público.
Observe que mencionamos acima, as palavras TRANSFERÊNCIA E RECOLHIMENTO. No contexto arquivístico, o que elas significam? Em linhas gerais, os documentos sempre serão criados na fase corrente. Posteriormente, poderão ser eliminados, transferidos para o arquivo intermediário ou recolhidos diretamente ao arquivo permanente. Além disso, os documentos do arquivo intermediário também podem ser eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.
Sendo assim: O procedimento de passagem dos documentos da fase corrente para a fase intermediária é denominado TRANSFERÊNCIA. Por outro lado, o procedimento de passagem dos documentos da fase corrente ou da fase intermediária para a fase permanente é denominado RECOLHIMENTO.
QUESTÃO CERTA: Considerando as técnicas de arquivamento, é correto afirmar que arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda idade ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente são assim classificados de acordo com: o estágio de evolução.
