Você sabe o que é o processo de planejamento e como ele é feito? Nessa nova dica do Caderno de Prova, vamos avançar pelo tema de planejamento e conferir as etapas dele.
Basicamente, o processo de planejamento é composto das seguintes fases (e subfases):
DADOS DE ENTRADA
•INFORMAÇÕES
•MODELOS E TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO
•AMEAÇAS E OPORTUNIDADES
•PROJEÇÕES
•DECISÕES QUE AFETAM O FUTURO
•ETC.
PROCESSO DE PLANEJAMENTO
•ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS DE ENTRADA
•CRIAÇÃO E ANÁLISE DE ALTERNATIVAS
•DECISÕES
ELABORAÇÃO DE PLANO
•OBJETIVOS
•RECURSOS
•MEIOS DE CONTROLE
Observe a seguinte questão de 2013 da CEBRASPE:
QUESTÃO CERTA: No processo de planejamento, as etapas entrada, processamento e elaboração de planos podem envolver, respectivamente, a busca de informações, a criação de alternativas e a determinação dos objetivos.
Outra questão da CEBRASPE de 2013:
QUESTÃO ERRADA: No processo de planejamento, o primeiro passo consiste em antecipar a tomada de decisão, para estabelecer, desde o início, o estado futuro desejado como meta irrevogável a ser atingida.
Na resolução das questão acima, vou me valer do seguinte trecho de uma questão da banca ADM&TEC (2019): “A flexibilidade, a dinamicidade e a adaptação continuada às mudanças em curso no meio, são condições básicas para a função do planejamento enquanto processo que determina os objetivos organizacionais”.
Concluímos, portanto, que meta irrevogável, é incompatível com o planejamento, que carece de certa flexibilidade, ainda mais quando estamos tratando de resultados pretendidos [como explicamos nessa outra dica: clique aqui].
Dando sequência ao nosso estudo, veja a seguinte questão do Instituto AOCP (2017):
QUESTÃO CERTA: Com relação ao processo organizacional, qual é o processo que envolve solução de problemas e tomada de decisões quanto a alternativas para o futuro? Planejar.
Pois bem. Temos, aqui, uma questão que cobra o conceito de planejamento.
Uma questão da CEBRAPSE de 2010 diz o seguinte:
QUESTÃO ERRADA: A primeira tarefa do planejador é definir um plano, parte mais importante do processo de planejamento. Em seguida, ele deve coletar e processar dados relevantes para a implementação desse plano, a partir de novas informações e decisões.
Se você observar as fases citadas no começo desse texto, perceberá que houve uma inversão das etapas na questão. A elaboração do plano ocorre após a coleta de dados / informações.
Uma questão da CEBRASPE de 2013:
QUESTÃO CERTA: O primeiro passo no planejamento é a fixação de metas específicas e desafiadoras para orientar o seu cumprimento e melhorar o desempenho da organização.
Aqui devo pontuar as divergências de entendimentos entre os caras considerados “pais da Administração” no Brasil.
O autor Djalma De Pinho De Oliveira Rebouças considera que a ordem é: efetuar diagnóstico (coleta de informações) – como no esquema no topo dessa página – e, em segundo lugar, fixamos objetivos. Porém, Idalberto Chiavenato (autor cujos entendimentos a CEBRASPE costuma aquiescer) considera que, primeiramente, fixamos objetivos e depois vem o diagnóstico. Os passos, segundo Chiavenato, seriam os seguintes:
Definir os objetivos: O primeiro passo do planejamento é estabelecimento de objetivos que se pretende alcançar. Os objetivos da organização devem servir de direção a todos os principais planos, servindo de base tanto aos objetivos departamentais quanto àqueles das áreas subordinadas. Os objetivos devem especificar resultados desejados e os pontos finais em que se pretende chegar, para conhecer os passos intermediários.
Verificar qual é a situação atual em relação aos objetivo. Em contraposição aos objetivos desejados, deve-se avaliar a situação atual; verificar onde se está e oque precisa ser feito.
Desenvolver premissa quanto às condições futuras: Premissas constituem os ambientes esperados dos planos em operações. Como a organização opera em ambientes complexos, quanto mais pessoas estivem atuando na elaboração e na compreensão do planejamento e quanto mais se obter envolvimento para utilizar premissas consistentes, tanto mais coordenado será o planejamento. Trata-se de gerar cenários alternativos para os estados futuros das ações, analisar o que pode ajudar ou prejudicar o progresso em direção aos objetivos. A previsão é um aspecto importante no desenvolvimento de premissas, pois está relacionado com pressuposições antecipatórias a respeito do futuro.
Analisar alternativas de ação. O quarto passo do planejamento é a busca e análise dos cursos alternativos de ação. Trata-se de relacionar e avaliar as ações que devem ser tomadas, escolher uma delas para perseguir um ou mais objetivos e fazer um plano para alcançá-los.
Escolher um curso de ação entre várias alternativas. O quinto passo é selecionar o curso de ação adequado para alcançar os objetivos propostos. Trata-se de uma tomada de decisão em que se escolhe uma alternativa e abandona-se as demais. A alternativa escolhida se transforma em um plano para o alcance dos objetivos.
Implementar o plano e avaliar os resultados. Fazer aquilo que o plano determina e avaliar cuidadosamente os resultados para assegurar o alcance dos objetivos, seguir pelo que foi planejado e as ações corretivas à medida que se tornarem necessárias.
Fonte: Administração Geral e Pública, Idaberto Chiavenato, 3ª Edição, p. 339.
Uma questão da CEBRASPE de 2014:
QUESTÃO ERRADA: O planejamento estratégico pode ser considerado como a formalização das metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidas; o planejamento tático tem por objetivo a otimização dos resultados da empresa como um todo; e o planejamento operacional relaciona-se com objetivos de longo prazo e com estratégias e ações para se alcançá-los. Todos esses tipos de planejamento, portanto, estão associados aos níveis de decisão da organização.
É importante saber a diferença entre planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional. Acreditamos que a fonte da explicação abaixo seja Rodrigo Rennó. Se não for essa a fonte, nos avise para que possamos dar os devidos créditos.
Planejamento estratégico: se refere à organização de modo global e é focado no longo prazo. Esse tipo de planejamento tem uma visão forte no ambiente externo, ou seja, em como preparar a organização para os desafios do meio ambiente (economia, clientes, governo, concorrentes, fornecedores, etc). Os objetivos nesse nível devem ser mais gerais, ou seja, pouco detalhados.
Planejamento tático: deve observar as diretrizes gerais estipuladas no planejamento estratégico e determinar os objetivos específicos de cada unidade ou departamento.
Planejamento operacional: irá determinar as ações específicas necessárias para cada atividade ou tarefa importante da organização. Seus objetivos são bem detalhados e específicos. Esse planejamento também é um desdobramento do planejamento tático, pois irá estabelecer como as tarefas devem ser cumpridas para que, somadas, os objetivos táticos (e os estratégicos) sejam atingidos. Nesse nível, o planejamento é focado no curto prazo e é constantemente revisto.
Uma questão da CEBRASPE de 2016:
QUESTÃO ERRADA: Um tribunal de contas que se encontre em processo de planejamento deverá elaborar um diagnóstico das suas condições de trabalho e das perspectivas de mudanças na sociedade, determinar os objetivos a serem alcançados e as ações a serem adotadas para alcançá-los, além de definir e distribuir as responsabilidades pela execução das ações.
A parte que diz “além de definir e distribuir as responsabilidades pela execução das ações” torna a assertiva errada. Isso, pois isso se tratar de organizar (função ‘organização – explicada aqui no Caderno de Prova) e não planejar (função ‘planejamento’).
Uma questão da CEBRASPE de 2010:
QUESTÃO CERTA: Paulo, novo diretor de uma organização pública, pretende desenvolver um sistema de controle capaz de apontar erros cometidos durante a execução dos serviços. Para a consecução de seu objetivo, definiu novas formas de controle com base em informações que coletou pessoalmente, ao interagir com colaboradores de todos os setores da instituição, sem se restringir aos métodos tradicionais de obtenção de dados. Considerando essa situação hipotética, julgue os seguintes itens, que dizem respeito ao processo organizacional. A definição de novas formas de controle resulta do processo de planejamento.
Bem interessante essa questão. Aqui a examinadora tratou do planejamento da etapa de controle. Planejamento e controle são coisas distintas, mas o controle precisa ser planejado para que surta o efeito desejado. Todas as etapas descritas contemplam o processo de planejamento.
Uma questão de 2010 da CEBRASPE:
QUESTÃO ERRADA: A concepção de uma nova política de controle constitui ação de planejamento no nível operacional.
Elaboração (concepção) de política de controle é papel de gerente (nível tático). Ele define como o operário efetuará o controle. Então, vamos reforçar: a construção da política de controle é feita no nível tático por gerentes e a execução do controle em si feita no nível operacional por operários.
Uma questão do IF de Tocantins (2016):
QUESTÃO CERTA: A sequência de análise e decisões que compreendem os componentes principais de um processo de planejamento estratégico é: entendimento da missão; análise do ambiente externo; análise do ambiente interno; definição do plano estratégico.
Uma questão do Instituto AOCP (2015):
QUESTÃO CERTA: O que os membros organizacionais conseguem obter com a adequada especificação de objetivos no processo de planejamento organizacional? Senso de direção, antecipação de desejáveis estágios futuros e mobilização para alcançar os objetivos.
Uma questão de 2015 da CEBRASPE para finalizar o nosso estudo sobre processo de planejamento.
QUESTÃO CERTA: Embora não exista uma metodologia universalmente aceita, é muito utilizado o planejamento estratégico em quatro fases básicas, quais sejam: elaboração do diagnóstico estratégico; definição da missão da empresa; determinação de instrumentos prescritivos e quantitativos; e controle e avaliação.
Aqui, esbarramos novamente naquela ordem de fases divergente entre os autores. Infelizmente, há, também, divergências quanto à nomenclatura. Vamos em frente que atrás vem gente!
CEBRASPE (2020):
QUESTÃO CERTA: Os níveis básicos do planejamento são: o estratégico, destinado a reconhecer forças, oportunidades, fraquezas e ameaças; o tático, no qual se organizam processos e ações; e o operacional, no qual ocorre o delineamento das atividades para execução do que foi planejado nos outros níveis.
CEBRASPE (2007):
QUESTÃO ERRADA: O nível tático abrange uma área específica da organização e os seus prazos são de curta extensão.