QUESTÃO CERTA: O arquivamento indiscriminado de documentos pode ser tão prejudicial à administração quanto ao descarte igualmente indiscriminado. Pensando nisso, a Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos de arquivos relativos às atividades- meio da administração pública, formalmente publicada pelo Arquivo Nacional, se constitui numa
referência de apoio para os órgãos da administração pública.
Temporalidade: Instrumento de destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de eliminação). É um instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação (terminologia).
Nos termos do dicionário brasileiro de terminologia arquivística, Tabela de Temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
De início, é importante registrar que a Tabela de Temporalidade é um instrumento resultante da atividade de avaliação de documentos. Atenção! Nas provas, costuma aparecer a atividade de classificação de documentos, o que não é correto.
A avaliação dos documentos de arquivo consiste em identificar seus valores (primário/administrativo ou secundário/histórico) e definir prazos de guarda. Os documentos dos arquivos corrente e intermediário possuem valor administrativo e os do arquivo permanente possuem valor histórico.
Os documentos de arquivo permanente não podem ser eliminados, logo, o prazo de guarda só ocorre nas fases corrente e intermediária.
A avaliação deve ser feita na idade corrente, a fim de se distinguirem não só os documentos de valor eventual, de eliminação sumária, como os de valor informativo e probatório. Para que a avaliação aconteça é necessário que os documentos estejam preliminarmente classificados adequadamente. Ou seja, preliminarmente, os documentos são agrupados em classe, posteriormente, são objetos de estudo por uma comissão de avaliação.
Vale registrar, também, que a Tabela de Temporalidade é o instrumento fundamental de avaliação, pois registra o ciclo de vida dos documentos. Cabe reforçar que nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferência ao arquivo intermediário, e de sua destinação final, quando se determina sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.
Outro aspecto que vale destacar é que, no referido instrumento, consta informação dos documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalização, etc.).
Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade deverá ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionários da instituição.
A Tabela é um instrumento dinâmico de gestão de documentos, por isso precisa ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as alterações que, eventualmente, ocorrerem na legislação.
Observe que a Tabela de Temporalidade não é elaborada ao livre arbítrio da instituição. O processo de avaliação para se chegar à Tabela é vinculado à legislação em vigor. Como vou eliminar um documento que a legislação determina que seja guardado por um determinado período (prazo prescricional)? Além disso, é importante registrar que para os casos em que a legislação não dispõe, a análise é feita com base em critérios definidos pela própria instituição (por exemplo, documento classificado de interesse para a memória organizacional). Portanto, a avaliação sempre obedecerá aos critérios para criação do referido instrumento de destinação: legal ou estabelecido pela própria instituição.