QUESTÃO CERTA: O padrão ofício foi definido com o objetivo de uniformizar a diagramação dos expedientes ofício, memorando e aviso, mantendo-se, contudo, as especificidades de cada um desses expedientes.
QUESTÃO ERRADA: O MRPR adota o memorando como padrão para a redação dos documentos oficiais.
QUESTÃO CERTA: O ofício, o memorando, o aviso e a exposição de motivos são expedientes que seguem a estrutura do padrão ofício, embora tenham finalidades distintas.
QUESTÃO CERTA: Para formatação do aviso, utiliza-se como modelo o padrão ofício.
QUESTÃO CERTA: O texto do documento oficial, padrão ofício, deve seguir a seguinte padronização de estrutura: introdução, desenvolvimento e conclusão, sendo facultativo o desenvolvimento nos casos em que há apenas encaminhamento de documentos.
Manual de Redação da Presidência da República:
5.1.6 Texto do documento
O texto do documento oficial deve seguir a seguinte padronização de estrutura:
I – nos casos em que não seja usado para encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:
- a) introdução: em que é apresentado o objetivo da comunicação. Evite o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que. Prefira empregar a forma direta: Informo, Solicito, Comunico;
- b) desenvolvimento: em que o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição; e
- c) conclusão: em que é afirmada a posição sobre o assunto.
II – quando forem usados para encaminhamento de documentos, a estrutura é modificada:
- a) introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário e assunto de que se trata) e a razão pela qual está sendo encaminhado; e
- b) desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. Caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em expediente usado para encaminhamento de documentos.
QUESTÃO CERTA: Entre as correspondências oficiais que devem seguir o padrão ofício incluem-se o ofício, o aviso e o memorando.
Os expedientes de ofício, aviso e memorando apresentam diferentes finalidades, entretanto possuem formas (estrutura do documento) semelhantes. Com intenção de uniformizar adotou–se uma diagramação única para os três expedientes chamada de padrão de ofício. Ou seja, são semelhanças que estes expedientes apresentam entre si em relação a forma de como é elaborado o documento.
a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Romande corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;
b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;
c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;
d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);
e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;
h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto;
n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;
o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo.