Última Atualização 1 de janeiro de 2022
QUESTÃO CERTA: Considere o texto abaixo, adaptado do Guia PMBoK v.4. É uma entidade ou corpo organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. Possui responsabilidades que podem variar desde o fornecimento de funções de apoio ao gerenciamento de projetos até a responsabilidade real pelo gerenciamento direto de um projeto. Se tiver responsabilidade direta ou indireta pelo resultado do projeto, pode ser considerada uma parte interessada. Pode oferecer serviços de suporte administrativo, como políticas, metodologias e modelos; treinamento, aconselhamento e orientação de gerentes de projetos; suporte, orientação e treinamento em relação a como gerenciar projetos e usar as ferramentas etc. A entidade organizacional definida no texto acima é conhecida como: Escritório de projetos.
QUESTÃO ERRADA: O escritório de projetos possui um padrão comum a ser implementado nas organizações, independentemente do tipo da organização.
Primeiramente, é importante entender o que é o Escritório de Gerenciamento de Projetos: um escritório de gerenciamento de projetos (EGP, ou em inglês PMO) é uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos, e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas.
Mas Atenção, ao contrário do que foi mencionado na questão, o escritório de projetos NÃO POSSUI um padrão comum! Segundo o Guia PMBOK 5ª Edição há vários tipos de estruturas de PMO nas organizações e elas variam em função do seu grau de controle e influência nos projetos da organização, tais como:
1. De suporte: Os PMOs de suporte desempenham um papel consultivo nos projetos, fornecendo modelos, melhores práticas, treinamento, acesso a informações e lições aprendidas com outros projetos. Este tipo de PMO atua como um repositório de projetos. O nível de controle exercido pelo PMO é baixo.
2. De controle: Os PMOs de controle fornecem suporte e exigem a conformidade através de vários meios. A conformidade pode envolver a adoção de estruturas ou metodologias de gerenciamento de projetos usando modelos, formulários e ferramentas específicas, ou conformidade com a governança. O nível de controle exercido pelo PMO é médio.
3. Diretivo: Os PMOs diretivos assumem o controle dos projetos através do seu gerenciamento direto. O nível de controle exercido pelo PMO é alto.
QUESTÃO CERTA: O escritório de projetos, ou PMO (project management office), é um centro de apoio cujo objetivo é auxiliar no planejamento, na condução, na organização, no controle e na finalização das atividades dos projetos.
PMO – Project Management Office (Escritório de Gerenciamento de Projetos): é uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos, facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas.
O Escritório de Projetos é um centro de apoio cujo objetivo é auxiliar no planejamento, na condução, na organização, no controle e na finalização das atividades dos projetos.
As responsabilidades de um Escritório de Projetos podem variar, desde o fornecimento de funções de apoio ao gerenciamento de projetos até a responsabilidade real pelo gerenciamento direto de um ou mais projetos.
Escritórios de Projetos: Suporte, Controle e Diretivo.
QUESTÃO CERTA: Um escritório de projetos deve possuir um sistema de informação capaz de mensurar o valor agregado pelos projetos, captando e calculando a variação entre o planejado e o real do custo, tempo de conclusão e tendências.
QUESTÃO CERTA: Em muitas instituições e empresas, existe uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos e que facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas. Sobre essa estrutura organizacional, considere, ainda, os seguintes aspectos: (1) ela pode ser de suporte, de controle ou diretiva; (2) essa estrutura organizacional reúne os dados e informações de projetos estratégicos corporativos e avalia como os objetivos estratégicos de nível mais alto estão sendo alcançados; e (3) ela pode ter responsabilidades que vão desde o fornecimento de funções de apoio ao gerenciamento de projetos até a responsabilidade real pelo gerenciamento direto de um ou mais projetos. Esse tipo de estrutura organizacional, segundo o PMBOK, 5ª Edição, é chamado de: Escritório de gerenciamento de projetos.
QUESTÃO CERTA: Um dos requisitos para a automação de escritórios é a: existência de rede local.
AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS (Office Automation) é o processo de implantação de tecnologias que auxiliem as tarefas simples do escritório objetivando aumentar a eficiência no ambiente de trabalho.
Equipamentos que automatizam as suas tarefas e, portanto, o escritório no qual atua: o telefone, o
telex, computador, as calculadoras, o fax, etc.
QUESTÃO ERRADA: Os escritórios de gerenciamento de projetos do tipo diretivo são aqueles que exercem papel consultivo para os projetos, uma vez que tais escritórios fornecem modelos, melhores práticas, treinamentos, acesso a informações e lições aprendidas de outros projetos.
Errada –> diretivo
Os tipos básicos de escritório de projeto são:
1. SUPORTE
O PMO de suporte geralmente, como o nome sugere, provê suporte na forma de expertise, templates, melhores práticas, treinamento, acesso à informação sobre outros projetos, etc. Este tipo de PMO é indicado em empresas onde projetos já são executados com sucesso, mas onde maior controle não é visto como necessário.
Além disso, caso o objetivo seja ter um repositório de informações sobre gerenciamento de projetos que possa ser utilizado livremente pelos gerentes de projeto da empresa, o PMO de suporte certamente é a melhor opção.
2. CONTROLE
Em empresas onde exista a necessidade de disciplinar as atividades, processos, procedimentos, documentação e mais – um PMO de controle pode atingir esta meta. Não apenas este tipo de PMO fornece o suporte – como no PMO de suporte – mas também requer que este suporte seja utilizado. Os requerimentos podem incluir a adoção de metodologias, templates e formulários específicos; conformidade com a governança de TI; e a aplicação de quaisquer outros conjuntos de regras sancionados pelo PMO.
Além disso, este tipo de escritório de projeto deverá ser responsável por revisões regulares e isto poderá representar um fator de risco para o projeto. Em geral só funcionará se a) estiver absolutamente claro que a conformidade com os processos e procedimentos de gerência de projeto trarão melhorias para a empresa e na forma como ela executa seus projetos, e b) O PMO tiver suporte suficiente dos executivos da empresa para enforçar os controles criados.
3. DIRETIVO
Este tipo de PMO vai além do controle e “domina” o projeto fornecendo experiência em gerenciamento de projetos e os recursos para efetivamente gerenciar os projetos. Conforme as empresas criam seus projetos, gerentes de projeto profissionais do escritório de projetos são alocados a estes projetos. Assim, injeta-se uma alta dose de profissionalismo nestes projetos e, como cada gerente se originou e se reporta ao PMO diretivo, este garante um alto nível de consistência na prática de gerenciamento entre os diversos projetos. Esta opção é altamente efetiva em grandes empresas que em geral possuem suporte matricial em várias áreas e onde este tipo de escritório se ajustaria à cultura.
O melhor tipo de escritório de projetos depende de vários critérios tais como o tipo de empresa, sua cultura, histórico do que funciona e do que não funciona, existência de competências em gerenciamento de projetos, porte, etc. Entretanto, os objetivos são, mais ou menos, os seguintes:
Implementar uma metodologia comum;
Padronizar a terminologia;
Introduzir processos efetivos e repetitivos de gerenciamento de projetos;
Fornecer ferramentas de suporte;
Finalmente, o objetivo é melhorar os níveis de sucesso dos projetos dentro da empresa.
Conhecer estes tipos básicos de escritórios de projeto (PMO) pode ajudar você e sua empresa a determinar que tipo de PMO é melhor para ela e a forma mais eficaz de criá-lo.
CEBRASPE (2020):
QUESTÃO CERTA: Centro de excelência BPM, ou BPMCOE (business process management center of excellence), e escritório de gerenciamento de processos de negócio, ou BPMO (business process management office), são denominações sinônimas de escritório de processos.
Segundo o manual CBOK 3.0 V, “Escritório de processos também é conhecido como centro de excelência BPM (BPMCOE – BPM Center of Excellence)”.
Acredito que o Escritório [de Gerenciamento] de Processo seja assim conhecido porque constitui uma função de negócio (órgão staff) especializado em abordagem, conceitos, métodos, técnicas e ferramentas de gerenciamento de processo. Ou seja, é responsável por prestar consultoria interna a outros responsáveis pelo processo (analista de processo, designer de processo, arquiteto de processo) etc.
Ainda segundo o CBOK 3.0 V, “função de negócio é uma classificação de trabalho com base em habilidades específicas ou especializações profissionais“. Por exemplo: vendas, financeiro, produção, suprimentos e distribuições são funções clássicas de negócio.
É nesse contexto que o centro de excelência BPM, conceituado como um grupo de pessoas e ferramentas especializadas em um domínio específico de conhecimento — processos —, aproxima-se do conceito de função de negócio, que por sua vez, aproxima-se também do conceito do Escritório [de Gerenciamento] de Processo — que é uma função de negócio especializada em processos. Em última análise, todos esses termos são sinônimos.
CEBRASPE (2020):
QUESTÃO ERRADA: O escritório de processos é responsável pelo desenho, pelo desenvolvimento e pela execução de um processo.
“O Escritório de processos é o dono do gerenciamento de processos de negócio. Desempenha um papel fundamental na definição de prioridades e alocação de recursos para os esforços de transformação e são fundamentais nos esforços de aumento de maturidade em processos por meio da padronização do uso de metodologias e tecnologias.”
CEBRASPE (2020):
QUESTÃO ERRADA: As principais atribuições do escritório de processos incluem monitorar os indicadores-chave e incorporar melhorias em cada um dos processos da organização.
Escritório de processo centra-se no plano estratégico do gerenciamento de processos de negócio — definição de princípios; práticas; padrões de BPM; difusão da cultura BPM; formar e educar sobre práticas e princípios de gerenciamento — e não no conteúdo dos processos, como monitoramento de indicadores, que é nível operacional.
Escritório de Processos: é o dono do escritório de gerenciamento de processos de negócios. São menos centrados no conteúdo dos processos e mais sobre como esse conteúdo é gerenciado, incluindo responsabilidades de:
- ——> Definir princípios, práticas e cultura;
- ——> Prever recursos (humanos e ferramentas);
- ——> Proporcionar governança;
- ——> Identificar, monitorar, apoiar, consolidar e relatar a situação em diversos projetos;
- ——> Fomentar a inovação.
Desempenham um papel fundamental na definição de prioridades e alocação de recursos para promover uma abordagem consistente, por meio da criação de políticas e normas para coordenar os padrões e evitar sobreposições.
BPM CBOK, 1° Ed. Volume 3. pág 321.
CEBRASPE (2020):
QUESTÃO CERTA: São atribuições fundamentais do escritório de processos a definição de padrões e ferramentas de gerenciamento de processos, a responsabilidade pela integração entre processos corporativos e a governança geral do gerenciamento de processos.
Escritório de processos é o dono do processo de gerenciamento de processos de negócio. São menos centrados no conteúdo dos processos e mais sobre como esse conteúdo é gerenciado, incluindo responsabilidades de:
- Definir princípios
- Práticas e padrões de BPM
- Proporcionar ferramentas e métodos comuns
Fonte: Manual CBOK 3.0v; p. 321 (dica: as páginas 321-324 têm ótimo custo-benefício)
CEBRASPE (2020):
QUESTÃO CERTA: Os centros de excelência em BPM podem ser organizados por áreas funcionais, como aquisições, engenharia de produtos e tecnologia da informação (TI), de forma a alocar apropriadamente novas habilidades funcionais para maior racionalização dos processos de negócio.
Os centros de excelência são equipes que podem trabalhar de forma relativamente independente com orientação e apoio da gerência de processos. São responsáveis por assegurar que recursos com competências adequadas sejam alocados e distribuídos corretamente ao longo do processo de negócio da organização, podendo ser virtuais ou até grupos institucionalizados em instalações de grandes dimensões. Muitos centros de excelência são organizados em torno de uma determinada habilidade ou profissão, por exemplo, vendas, marketing, finanças e tecnologia da informação.
- Resumindo: os centros de excelências são áreas funcionais voltadas ao gerenciamento de processos.
Fonte: ABPMP_CBOK_Guide__Portuguese (há organogramas que valem a pena dar uma olhada nas p. 48 e 298 do manual)
