O art. 3º da lei 8159/1991 conceitua a gestão de documentos como:
“Art. 3º – Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
O campo de atuação da Gestão de Documentos é nas fases corrente e intermediária dos arquivos e nunca na fase permanente.
A eliminação e o recolhimento dos documentos é a destinação final proposta por um programa de gestão.
QUESTÃO CERTA: Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e eficiência dos arquivos também referida como administração de documentos: gestão de documentos.
QUESTÃO CERTA: A Gestão de Documentos, que se constitui em um importante instrumento de qualidade da administração pública, é uma determinação recente no Brasil, que tem como base legal fundamental a Constituição Brasileira promulgada em outubro de 1988.
QUESTÃO ERRADA: As principais atividades da gestão de documentos são realizadas no arquivo permanente.
Comentários: De início, é importante esclarecer que a gestão de documentos, também chamada administração de documentos, é o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (art. 3º da Lei 8.159/91).
Observe que a gestão de documento somente ocorre nas fases corrente e intermediária, pois, como já vimos, nessas fases o documento possui valor administrativo (valor primário). Por outro lado, não se fala em gestão de documentos na fase permanente, pois nessa fase o documento possui valor histórico (valor secundário). Portanto, a assertiva está errada.
QUESTÃO CERTA: Ao conjunto de procedimentos e operações técnicas necessárias à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e guarda de documentos nas fases corrente e intermediária, que visem à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, denomina-se: gestão de documentos.
Essa é fácil! A questão explorou o conteúdo estampado no art. 3º da Lei 8.159/91, abaixo transcrito:
Art. 3º – Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.