QUESTÃO CERTA: Com relação à fase da gestão de documentos em que são encontradas ações de organização e arquivamento de documentos na idade corrente, assinale a alternativa correta.
a) Produção.
b) Eliminação.
c) Reformatação.
d) Avaliação e destinação.
e) Utilização.
Gabarito: E. Comentários: De pronto, precisamos saber que são fases do programa de gestão de documentos:
Produção de Documentos;
Utilização de Documentos; e
Destinação de documentos.
Obs: (mnemônico PUD)
As ações de organização e arquivamento de documentos na idade corrente são encontradas na fase de utilização. Com efeito, essa fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documento em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta, e à recuperação de informações, essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Por oportuno, vale registrar que a fase de produção refere-se à elaboração dos documentos (produção), em face das atividades da instituição. Nessa fase, é fundamental intervir nos processos de geração dos documentos, a fim de evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários.
Por fim, a fase de destinação é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. Esta fase desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.